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一个只保存一次文件的软件示例是 CrashPlan；一个保存所有版本的示例是 Dropbox。需要注意的是，上述两种方法都是正确的，用户完全可以自行选择。不过，您应该记住的是，如果文件损坏，那么您的备份副本也会损坏，而拥有同一文档的多个版本会增加其数据发生故障后正确恢复的机会。
假设您的硬盘上没有足够的空间进行备份。在这种情况下，购买外部存储设备（例如 Seagate Backup Plus）可能是个好主意，因为现在有许多型号具有大容量。它们还具有两个甚至更多的 USB 端口，这意填满，您可以随时添加另一个驱动器。
备份和恢复
复制数据并将其存储在其他地方或保存文件的多个版本但每次只保留一个版本的过程。数据恢复是恢复因删除、损坏等损坏而丢失的数据的过程。在大多数情况下，数据是从备份副本中恢复的。
用户的计算机可能会发生故障并失去对其 Google Drive 帐户的 工作职能邮件数据库 访问权限。因此，除了通过其他方式恢复数据（例如复制并将其存储在其他地方或恢复之前备份的旧版本文件）之外别无选择。
当您在线保存文件并更新时，旧版本的备份可能不再可用。但是，如果您创建同一文档的每个新版本并将其保存在本地（例如，如果它是 MS Office 文件），则您的计算机上总会至少有一个正确的副本可以安全打开而不会出现任何错误。
保存文件所有版本的软件示例是 Dropbox；而仅保存最新版本的软件示例是 Google Drive 和 OneDrive。
用户无法控制一次要存储的备份副本数量，因为此方法会持续占用空间。Dropbox 的另一个问题是，如果您的帐户发生意外（例如，其密码被更改），您的备份副本也会丢失。
CrashPlan 是一款允许创建备份的软件，它只占用当前需要的硬盘空间；保存文件每个版本的例子包括 Dropbox 和 Google Drive；OneDrive 只保存最新版本。
当用户的计算机出现故障并且他们没有适当的数据备份时，有两种选择：找到其他方法来访问该文件（例如，在另一台设备中打开它或保留多个副本），或者恢复使用其他方法保存的所有以前版本的数据。
RAID（独立磁盘冗余阵列）卷是通过将多个物理磁盘驱动器组合成一个单元而创建的逻辑磁盘。创建 RAID 卷的目的是提高存储系统的性能、可靠性或两者。
RAID（廉价磁盘冗余阵列）卷通常比单个磁盘更稳定，因为它们将数据分布在多个磁盘上，并具有内置冗余以防止磁盘故障。但是，RAID 卷仍然可能会出现损坏或其他需要恢复的问题。如果 RAID 卷损坏，通常建议寻求 RAID 恢复专家的帮助。这些专家拥有专门的工具和技术，可以从受损或损坏的 RAID 卷中恢复数据。