远程工作管理 – 机构重要提示（系列 3/3）
Posted: Mon Dec 02, 2024 10:41 am
我们希望以一场盛大的聚会来结束这一年，并为您带来远程工作管理三部曲系列的最后一部分。
记住。
远程工作管理有三个主要要素。
团队、工具和流程。
在之前的章节中，我们讨论了管理远程团队以及 特别领导 将现有流程迁移到远程劳动力的过程。
（如果您错过了我们之前的指南，您可以在上面的链接中查看。）
目录
团队
工具
1. 顺畅沟通——Slack
2. 密码管理——LastPass
3. 视频会议和签到——Zoom
4. 任务分配和管理——Trello
流程
1. 制定自由职业者入职标准操作程序
2. 使用项目管理工具建立流程
3. 创建质量保证流程清单
4. 定义每周 Scrum 冲刺的议程
5. 处理所有客户的报告和内部工作
6. 设置通话、会议和签到来设定团队节奏
7. 培育问责文化
总结
团队
这是最重要的因素。
而且，它的建造难度也是最大的。
让我们为您分解一下。
并非每个人都愿意（或舒适）进行远程工作。
这就是为什么你的团队必须要有能力和动力来完成远程设置。
为此，请记住以下几点：
聘请实干家：实干家懂得做事的艺术——即使是在与世隔绝的岛上。你不必经常跟进他们，就能知道事情是否井然有序——你会自动知道。
话虽如此，作为一名经理，你仍然需要围绕最基本的要求提供指导和方向，让他们达成共识。
一旦实现这一点，您就会看到实干家们开始工作并且很快就表现出色。
远程雇员和自由职业者的技能评估
雇佣值得信赖的人：没有信任，远程工作就无法维持。一旦你无法信任对方，远程工作就会陷入停滞。
如果你发现自己担心对方在做什么，或者更糟的是，他们无所事事，那么你就把你的精力花在了不该做的事情上。
信任是关键。
信任员工：信任是双向的。
你需要信任你的员工，他们也需要信任你。
聘请善于用文字表达的人：在同地系统中，信息可以当面分享。你可以直接走到人们面前，问他们发生了什么事。
然而，在远程设置中，情况有点不同。
文字交流是必须的。这就是为什么 Slack、Skype、Teams 等工具是你生活中不可或缺的工具。
选择不需工作场所也能适应的人：即使是远程团队，社交也很重要，但事实是——社交要求远低于同地团队。
你无法亲自为他们提供支持，因此选择能够适应远距离关系的人。有远程工作经历的人是不错的选择。
工具
如果没有工具我们会怎样？
以下是您可以查看的工具类别列表。我们在每个类别中都提到了一个免费工具。
虽然具体的工具并不重要，但重要的是充分利用它们。
这并不是要选择行业中最好的工具，而是要选择最适合他们用途的工具。
1. 顺畅沟通——Slack
从本质上来说，Slack 是一个真正的虚拟办公室。
如果您使用 Slack，则表示您在办公室。
Slack 中的群聊室可以用作建立团队精神甚至开展团队建设活动的工具。
在管理方面，Slack 允许您创建不同的频道。
根据您的要求，您可以按项目、子项目或每个任务创建频道。
在那里，您可以添加所需的成员并在共享文件时与他们实时交流。
远程工作管理，远程工作管理 – 顶级代理提示（第 3 辑，共 3 辑）
您还可以利用这个空间来缓解工作相关的紧张情绪。
您可以创建有趣的频道来交换笑话、琐事或任何内容，以保持您的团队的积极性、参与度和凝聚力。
谁说你不能远程进行闲聊？
2. 密码管理——LastPass
想要专业建议吗？
获取 LastPass。
它使处理密码变得更容易。
由于每个客户有如此多的项目和如此多的受密码保护的资产，因此使用一个既可以作为管理器又可以作为所有这些密码的存储库的工具是有意义的。
否则，就会出现以下趋势：
密码隐藏在聊天记录深处
危害客户和内部安全
弄乱密码并被锁定——是的，这种情况比你想象的更常见
3. 视频会议和签到——Zoom
还有其他视频会议工具，如 Hangouts、Skype、GoToMeeting 等。
但不知何故，Zoom 却成为了最受欢迎的应用程序，这就是它被列入我们名单的原因。
您可以将这些工具与您和您的团队的日历同步，并安排每周签到、更新或一般一对一讨论。这些工具在管理远程团队时非常有用。
4. 任务分配和管理——Trello
Trello（以及大多数项目管理工具）提供了直观的界面。
您只需使用拖放功能即可创建任务列表、设置工作流程、管理管道的不同阶段、根据状态分离任务和项目等等。
Trello 是集中式的，因此提供完全的透明度。您可以通过查看您的面板并相应地分配任务来检查队友的带宽。
远程工作管理，远程工作管理 – 顶级代理提示（第 3 辑，共 3 辑）
您可以为项目的不同阶段创建卡片，并在卡片内分配任务。这些任务可以是带有说明或简单文本的清单形式。
还有更多。
您还可以在分配任务时上传重要文件和文档。这样，负责完成任务的人员就可以使用所有文件。
总而言之，这些项目管理工具还可以帮助您全面了解所有项目。您可以使用这些工具中的各种报告和自动化功能来简化日常任务。
但是，要知道这一点。
工具的好坏取决于使用它们的人。
它们不是你的一切。
流程
虽然团队是最重要的因素，但流程才是组织的定义。
您可能不喜欢考虑“过程”。
您可能会觉得流程的想法有些限制且僵化。
开始将流程视为“我们的工作方式”。
它们提供了清晰的结构和如何进行的指导。这样，它们可以让每个人都达成共识，并确保更少的错误。
话虽如此，我们并不是说流程必须一成不变或僵化。老实说，流程可以像您的公司文化一样灵活。您可以利用团队的反馈来改进流程，并在必要时对其进行优化。
本质上，任何流程都应建立在反馈回路的坚实基础上。有了反馈回路，经理和项目工作人员都可以轻松管理进度。
这里有几点需要记住。
1. 制定自由职业者入职标准操作程序
我们在本系列的前几篇文章中已经讨论过这个问题。
2. 使用项目管理工具建立流程
我们提到使用 Trello 来管理项目和截止日期，但让我们更深入地探讨一下。
我们知道 Trello 能够为整个流程提供全面清晰的说明，但要做到这一点，您需要保持项目的精简。
假设手头的任务是在 LinkedIn 上发布内容，您可以按照以下方式使用 Trello（或任何项目管理工具）来提高工作效率：
将整个活动划分为不同的阶段。我们可以进行以下阶段划分：
内容提示
内容初稿
客户反馈
修订
一切顺利
发布
这样一来，您就有足够的空间根据阶段来管理资源。
这将帮助您并行工作。
例如，当一组作家致力于初稿时，可能会有其他人致力于内容提示，还有其他人致力于发布已批准的内容。
在项目管理工具（本例中为 Trello）上，为各个阶段准备列表/卡片，列出每个阶段的任务，并为其分配优先级顺序和适当且相关的标签。
远程工作管理，远程工作管理 – 顶级代理提示（第 3 辑，共 3 辑）
远程工作管理，远程工作管理 – 顶级代理提示（第 3 辑，共 3 辑）
在需要的地方用文件支持您的任务和卡片——以便执行任务的人员可以从一个地方访问所有所需文件。
从第一个阶段开始，即内容提示。从此阶段完成的项目可以移至下一阶段（初稿）。
当您将卡片从第一阶段移至第二阶段并为作者创建任务时，他们会实时收到通知。
在采取行动时，继续分阶段移动卡片。这样，您不仅可以清楚了解正在进行的工作，还可以了解整个工作流程——如果出现任何问题，您可以修复它！
记住。
远程工作管理有三个主要要素。
团队、工具和流程。
在之前的章节中，我们讨论了管理远程团队以及 特别领导 将现有流程迁移到远程劳动力的过程。
（如果您错过了我们之前的指南，您可以在上面的链接中查看。）
目录
团队
工具
1. 顺畅沟通——Slack
2. 密码管理——LastPass
3. 视频会议和签到——Zoom
4. 任务分配和管理——Trello
流程
1. 制定自由职业者入职标准操作程序
2. 使用项目管理工具建立流程
3. 创建质量保证流程清单
4. 定义每周 Scrum 冲刺的议程
5. 处理所有客户的报告和内部工作
6. 设置通话、会议和签到来设定团队节奏
7. 培育问责文化
总结
团队
这是最重要的因素。
而且，它的建造难度也是最大的。
让我们为您分解一下。
并非每个人都愿意（或舒适）进行远程工作。
这就是为什么你的团队必须要有能力和动力来完成远程设置。
为此，请记住以下几点：
聘请实干家：实干家懂得做事的艺术——即使是在与世隔绝的岛上。你不必经常跟进他们，就能知道事情是否井然有序——你会自动知道。
话虽如此，作为一名经理，你仍然需要围绕最基本的要求提供指导和方向，让他们达成共识。
一旦实现这一点，您就会看到实干家们开始工作并且很快就表现出色。
远程雇员和自由职业者的技能评估
雇佣值得信赖的人：没有信任，远程工作就无法维持。一旦你无法信任对方，远程工作就会陷入停滞。
如果你发现自己担心对方在做什么，或者更糟的是，他们无所事事，那么你就把你的精力花在了不该做的事情上。
信任是关键。
信任员工：信任是双向的。
你需要信任你的员工，他们也需要信任你。
聘请善于用文字表达的人：在同地系统中，信息可以当面分享。你可以直接走到人们面前，问他们发生了什么事。
然而，在远程设置中，情况有点不同。
文字交流是必须的。这就是为什么 Slack、Skype、Teams 等工具是你生活中不可或缺的工具。
选择不需工作场所也能适应的人：即使是远程团队，社交也很重要，但事实是——社交要求远低于同地团队。
你无法亲自为他们提供支持，因此选择能够适应远距离关系的人。有远程工作经历的人是不错的选择。
工具
如果没有工具我们会怎样？
以下是您可以查看的工具类别列表。我们在每个类别中都提到了一个免费工具。
虽然具体的工具并不重要，但重要的是充分利用它们。
这并不是要选择行业中最好的工具，而是要选择最适合他们用途的工具。
1. 顺畅沟通——Slack
从本质上来说，Slack 是一个真正的虚拟办公室。
如果您使用 Slack，则表示您在办公室。
Slack 中的群聊室可以用作建立团队精神甚至开展团队建设活动的工具。
在管理方面，Slack 允许您创建不同的频道。
根据您的要求，您可以按项目、子项目或每个任务创建频道。
在那里，您可以添加所需的成员并在共享文件时与他们实时交流。
远程工作管理，远程工作管理 – 顶级代理提示（第 3 辑，共 3 辑）
您还可以利用这个空间来缓解工作相关的紧张情绪。
您可以创建有趣的频道来交换笑话、琐事或任何内容，以保持您的团队的积极性、参与度和凝聚力。
谁说你不能远程进行闲聊？
2. 密码管理——LastPass
想要专业建议吗？
获取 LastPass。
它使处理密码变得更容易。
由于每个客户有如此多的项目和如此多的受密码保护的资产，因此使用一个既可以作为管理器又可以作为所有这些密码的存储库的工具是有意义的。
否则，就会出现以下趋势：
密码隐藏在聊天记录深处
危害客户和内部安全
弄乱密码并被锁定——是的，这种情况比你想象的更常见
3. 视频会议和签到——Zoom
还有其他视频会议工具，如 Hangouts、Skype、GoToMeeting 等。
但不知何故，Zoom 却成为了最受欢迎的应用程序，这就是它被列入我们名单的原因。
您可以将这些工具与您和您的团队的日历同步，并安排每周签到、更新或一般一对一讨论。这些工具在管理远程团队时非常有用。
4. 任务分配和管理——Trello
Trello（以及大多数项目管理工具）提供了直观的界面。
您只需使用拖放功能即可创建任务列表、设置工作流程、管理管道的不同阶段、根据状态分离任务和项目等等。
Trello 是集中式的，因此提供完全的透明度。您可以通过查看您的面板并相应地分配任务来检查队友的带宽。
远程工作管理，远程工作管理 – 顶级代理提示（第 3 辑，共 3 辑）
您可以为项目的不同阶段创建卡片，并在卡片内分配任务。这些任务可以是带有说明或简单文本的清单形式。
还有更多。
您还可以在分配任务时上传重要文件和文档。这样，负责完成任务的人员就可以使用所有文件。
总而言之，这些项目管理工具还可以帮助您全面了解所有项目。您可以使用这些工具中的各种报告和自动化功能来简化日常任务。
但是，要知道这一点。
工具的好坏取决于使用它们的人。
它们不是你的一切。
流程
虽然团队是最重要的因素，但流程才是组织的定义。
您可能不喜欢考虑“过程”。
您可能会觉得流程的想法有些限制且僵化。
开始将流程视为“我们的工作方式”。
它们提供了清晰的结构和如何进行的指导。这样，它们可以让每个人都达成共识，并确保更少的错误。
话虽如此，我们并不是说流程必须一成不变或僵化。老实说，流程可以像您的公司文化一样灵活。您可以利用团队的反馈来改进流程，并在必要时对其进行优化。
本质上，任何流程都应建立在反馈回路的坚实基础上。有了反馈回路，经理和项目工作人员都可以轻松管理进度。
这里有几点需要记住。
1. 制定自由职业者入职标准操作程序
我们在本系列的前几篇文章中已经讨论过这个问题。
2. 使用项目管理工具建立流程
我们提到使用 Trello 来管理项目和截止日期，但让我们更深入地探讨一下。
我们知道 Trello 能够为整个流程提供全面清晰的说明，但要做到这一点，您需要保持项目的精简。
假设手头的任务是在 LinkedIn 上发布内容，您可以按照以下方式使用 Trello（或任何项目管理工具）来提高工作效率：
将整个活动划分为不同的阶段。我们可以进行以下阶段划分：
内容提示
内容初稿
客户反馈
修订
一切顺利
发布
这样一来，您就有足够的空间根据阶段来管理资源。
这将帮助您并行工作。
例如，当一组作家致力于初稿时，可能会有其他人致力于内容提示，还有其他人致力于发布已批准的内容。
在项目管理工具（本例中为 Trello）上，为各个阶段准备列表/卡片，列出每个阶段的任务，并为其分配优先级顺序和适当且相关的标签。
远程工作管理，远程工作管理 – 顶级代理提示（第 3 辑，共 3 辑）
远程工作管理，远程工作管理 – 顶级代理提示（第 3 辑，共 3 辑）
在需要的地方用文件支持您的任务和卡片——以便执行任务的人员可以从一个地方访问所有所需文件。
从第一个阶段开始，即内容提示。从此阶段完成的项目可以移至下一阶段（初稿）。
当您将卡片从第一阶段移至第二阶段并为作者创建任务时，他们会实时收到通知。
在采取行动时，继续分阶段移动卡片。这样，您不仅可以清楚了解正在进行的工作，还可以了解整个工作流程——如果出现任何问题，您可以修复它！